10 manieren om je communicatieve vaardigheden te verbeteren

Geplaatst op: Outplacement

Jaren geleden ontwikkelde de Conference Board of Canada, een onafhankelijke, non-profit denktank op het gebied van toegepast onderzoek, de zogeheten Employability Skills 2000+. Dit is een lijst van kritische vaardigheden die werknemers nodig hebben om op hun werkplek te slagen. Bovenaan de lijst prijken de communicatieve vaardigheden. Vijftien jaar later, met de opkomst van sociale media en tekstberichten, is communicatie gewoner geworden, zelfs in situaties waarin meer formele manieren van communiceren vereist zijn. Dit brengt met zich mee dat jongeren het belang van effectieve communicatieve vaardigheden op de werkplek niet meer kennen of zelfs nog begrijpen. Als je kijkt naar de grootste leiders, dan is één van de belangrijkste eigenschappen waarover zij beschikken hun vermogen om effectief te communiceren, wat het belang van communicatieve vaardigheden nog eens onderstreept.

Hier zijn tien tips om je communicatieve vaardigheden te verbeteren:

1. Luisteren, luisteren en nog eens luisteren.

   Mensen willen weten dat ze worden gehoord. Luister écht naar wat de ander zegt, in plaats van je antwoord al te formuleren. Vraag om verheldering om misverstanden te voorkomen. Op dat moment zou de persoon die met je praat de belangrijkste persoon in je leven moeten zijn. Een ander belangrijk punt is één gesprek tegelijk te voeren. Dit betekent dat als je met iemand aan de telefoon zit, dat je niet tegelijkertijd een e-mail beantwoordt of een sms verstuurt. De andere persoon zal aanvoelen dat hij/zij niet je onverdeelde aandacht heeft. Goed luisteren en actief luisteren zijn de sleutel tot succes.

2. Het maakt uit met wie je praat.

   Het is prima om afkortingen (acroniemen) en informele taal te gebruiken als je met een bekende communiceert, maar als je je baas een e-mail of sms stuurt, dan zijn ‘Hoi’, ‘FYI’, ‘suc6’ en andere informele taal niet passend. Je kunt er niet van uitgaan dat de ander weet wat de afkorting betekent. Sommige afkortingen hebben verschillende betekenissen voor verschillende mensen, wil je verkeerd worden begrepen? Ben bewust van de manier waarop je communiceert. Effectieve communicators stemmen hun boodschap af op degenen met wie zij spreken, dus houd de andere persoon in je gedachten als je je boodschap wil laten overkomen.

3. Non verbale communicatie doet ertoe.

   Lichaamstaal is erg belangrijk bij face-to-face ontmoetingen en videovergaderen. Zorg dat je er open en toegankelijk uitziet, ofwel: zorg voor open lichaamstaal. Dit betekent dat je je armen niet over elkaar houdt. En maak oogcontact, zodat de ander weet dat je je aandacht erbij hebt. Ben bewust van wat je non-verbaal uitstraalt.

4. Controleer je boodschap voordat je op ‘verzenden’ drukt.

   Spelling- en grammaticacontroles zijn redders in nood, maar niet onfeilbaar. Controleer dubbel wat je hebt geschreven, om te verzekeren dat je woorden de bedoelde boodschap weergeven.

5. Houd het kort, maar krachtig.

   Voor zowel geschreven als mondelinge communicatie geldt dat kort, maar krachtig, lees: to the point, de voorkeur heeft. Zorg voor voldoende informatie zodat de ander kan begrijpen wat je wil zeggen. En als je een e-mail beantwoordt, lees dan altijd eerst het hele bericht voordat je je antwoord opstelt. Als je maar lang genoeg oefent, leer je vanzelf niet af te dwalen, of te veel informatie weg te geven.

6. Schrijf dingen op.

   Maak aantekeningen terwijl je met een ander in gesprek bent of als je in een vergadering zit en vergeet niet om voldoende vragen te stellen. Vertrouw niet op je geheugen. Stuur een follow-up e-mail om zeker te stellen dat je hebt begrepen wat er tijdens het gesprek is gezegd.

7. Soms is de telefoon een betere optie.

   Als je meent dat je veel hebt te vertellen, kun je in plaats van een e-mail sturen de andere persoon beter bellen. E-mail is een geweldig medium, maar soms is het makkelijker om wat je wil communiceren mondeling te doen.

8. Denk na voordat je spreekt.

   Neem altijd even pauze voordat je spreekt, zodat je niet meteen het eerste zegt wat in je opkomt. Neem even tijd en richt je aandacht op wat je wil zeggen en hoe je het zegt. Deze simpele gewoonte voorkomt dat je jezelf in verlegenheid brengt.

9. Behandel iedereen gelijk.

   Praat niet neerbuigend met iemand, behandel iedereen met respect. Behandel anderen als je gelijke.

10. Zorg voor een positieve houding en glimlach.

    Zelfs als je met iemand aan de telefoon zit, zal de ander je glimlach en positieve houding opmerken en waarderen. Als je vaak lacht en een positieve houding uitstraalt, zullen mensen positief op je reageren.

Effectief communiceren is een leerbare vaardigheid. Door enkele van de hierboven genoemde tips op te volgen, til je je communicatieve vaardigheden naar een hoger plan. Blijf jezelf ontwikkelen en oefen ook met het geven en ontvangen van feedback. Leer op een constructieve manier feedback te geven.